3个对学校和教育工作者至关重要的资产跟踪技巧:自动化、计划和与IT合作

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所有类型的学校都必须准确跟踪其资产,以符合政府会计准则委员会(GASB)准则及财务会计准则委员会(美财会委)标准之外,还要对他们的利益相关者负责。由于学校更加依赖外部资金和捐赠,它们必须以负责任的方式管理和跟踪自己的资产,以证明向利益相关者的支出是合理的。但是,学校有如此多的资产分布在校园、设施、教室、管理员、教师和学生家里,几乎不可能准确地跟踪资产。学校可以通过以下几种方式改进其资产跟踪实践,包括

  1. 简化和自动化资产跟踪
  2. 与IT团队合作跟踪笔记本电脑和移动设备
  3. 创建资产管理计划

1.简化和自动化资产跟踪

如果学校想从洛杉矶联合学区学到什么的话电脑库存2014年,近20万美元的设备被盗或丢失,这是因为采用资产跟踪最佳实践对于避免错误和昂贵的设备损失至关重要。
学区和其他教育机构采用资产跟踪最佳实践和学校资产跟踪提示简化和自动化他们的流程,顺利通过审核,并且比那些依赖于手动跟踪资产的流程更容易跟踪资产。教师和管理员也很欣赏在检查资产进出时节省的大量时间,该过程与利用条形码和资产标签进行精确扫描的资产跟踪解决方案无缝运行。
如果你的学区或教育机构依赖Excel或其他软件手动过程对于跟踪资产,您需要花费员工在其生命周期内更新单个资产记录的时间。手动系统也更容易出现混乱和错误,在任何人意识到问题之前就可能导致设备丢失、损坏或被盗。而且,手动过程不像自动化过程那样让人负责。
事实上,大型学区和高等教育机构很难跟踪他们的资产,就像洛杉矶联合学区一样。学院和大学经常报告数万到数百万美元的损失,而这些损失可以被最小化,并在机构采纳时几乎消除资产跟踪系统.有效的资产管理技术解决方案利用条形码扫描器来减少人为错误的机会,并在数据库中保持实时、准确的记录。

2.与IT团队合作跟踪笔记本电脑和移动设备

当学校开始一对一的技术计划,包括借给学生一台笔记本电脑、平板电脑或iPad时,当资产丢失或损坏时,他们就面临着损失大量金钱的风险。IT专业人员在教育机构中,意识到这些举措需要广泛的规划,并在向学生分发设备之前领导实施资产跟踪系统。当IT团队的教育机构不投资于资产跟踪系统时,管理设备可能成为其全职工作。
那些实施资产跟踪系统的公司很高兴通过自动化资产跟踪过程节省了时间和成本,他们可以随时知道谁登录设备,设备是否受损,哪些家长购买了保险,哪些丢失了。许多此类系统使用与学生和员工id以及设备序列号相连的条形码扫描仪,因此对于谁签署了设备没有任何问题。教育机构中的一些IT专业人员喜欢投资先进的资产跟踪技术,这些技术包括报告功能,并使他们的整个团队能够实时跟踪和查看设备信息。

3.创建资产管理计划

大多数学校都有一个IT团队,可以跟踪他们的设备,但即使是那些不了解为所有资产创建资产管理计划的价值的学校。公立学校尤其需要一个有效的资产管理计划因为在大多数情况下,资产是用纳税人的钱或赠款购买的。而且,许多公立学校的资金有限,因此需要最大化资产的生命周期。确保正确跟踪资产的最佳方法是创建资产管理计划。
教育资产跟踪具体来说,教育机构的资产管理计划考虑所有资产,从暖通空调系统,到建筑,到硬件。由于许多学校没有购买新资产以取代旧资产所需的资金,它们依靠资产管理计划来决定何时修复哪些资产。资产管理计划还包括预防性维护,以尽可能长时间地保持资产的良好状态。最好的情况是将资产管理计划与资产跟踪系统相结合,从而拥有所有资产、它们的维护计划以及它们的跟踪信息的完整记录。
为了符合GASB和FASB的标准,并对利益相关者负责,学校必须正确地跟踪他们的资产。为了改进资产跟踪实践并紧紧抓住底线,教育机构必须精简和自动化资产跟踪,与他们的IT团队一起跟踪笔记本电脑和移动设备,并创建资产管理计划。
图片通过Pixabayrawpixel和Flickr的UMichLibrary

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